W związku z obowiązkiem nałożonym przez w art. 12 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/279 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), KARCZ ZAKROCKA RZECZNICY PATENTOWI SP.P. z siedzibą przy ul. E. Orzeszkowej 14 m. 3 w Warszawie (dalej: Kancelaria) stosuje następujące zasady przetwarzania danych osobowych:
1. Administratorem danych osobowych Klientów Kancelarii (dalej: Klientów) jest Kancelaria.
2. Danymi osobowymi Klienta mogą być następujące dane: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, numer PESEL, NIP, REGON, adres zamieszkania.
3. Dane osobowe Klienta mogą być przetwarzane w celu:
a. udzielenia informacji przed zawarciem umowy o świadczenie usług przez Kancelarię lub przed podjęciem działań na bezpośrednie zlecenie Klienta,
b. zawarcia umowy o świadczenie usług przez Kancelarię,
c. realizacji zleceń na podstawie umowy wymienionej w p. 2.c powyżej lub na bezpośrednie (ustne lub pisemne, w tym elektroniczne) zlecenie Klienta, w tym w szczególności w celu udzielania
porad prawnych i rzeczniowskich, sporządzania opinii, w tym opinii eksperckich i pism procesowych, składania wniosków w celu uzyskania przez Klienta praw własności przemysłowej
itp., to jest realizacji umowy o świadczenie usług rzecznika patentowego – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Jeśli przetwarzanie danych szczególnej kategorii jest niezbędne do ustalenia,
dochodzenia lub obrony roszczeń – zarówno w postępowaniu sądowym, administracyjnym, jak też postępowaniu pozasądowym – odbywa się ono na podstawie art. 9 ust. 2 lit. f RODO,
d. realizacji obowiązków prawnych Kancelarii, w tym przepisów proceduralnych określających dane, które powinny znaleźć się w odpowiednich pismach procesowych wystosowywanych w
imieniu Klienta – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 126 § 1 i 2 kpc, art. 63 § 2-3a kpa oraz pozostałymi przepisami określającymi wymogi formalne pism procesowych,
e. inicjowania lub utrzymywania kontaktów biznesowych – na spotkaniach biznesowych i poprzez wymianę wizytówek – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
4. Jako Administrator danych będący przedsiębiorcą Kancelaria ma prawo do dochodzenia roszczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej lub obrony praw i tym samym przetwarzania danych Klienta w tym celu.
5. Dla prawidłowego świadczenia usług na rzecz Klienta przez Kancelarię, dane osobowe Klienta mogą̨ być przekazywane m.in. ustnie, drogą elektroniczną lub pocztą tradycyjną, szczególności następującym odbiorcom: podmioty uprawnione do otrzymania danych osobowych na podstawie przepisów prawa, adresaci pism kierowanych w imieniu Klienta przez Kancelarię, w tym sądy i inne organy administracji publicznej, wspólnicy Kancelarii, upoważnione podmioty współpracujące z Kancelarią, usługodawcy, którym na podstawie specjalnej umowy powierzono przetwarzanie danych osobowych na potrzeby realizacji świadczonych usług oraz zarządzania Kancelarią – są to w szczególności podmioty (oraz ich upoważnieni pracownicy) świadczące usługi IT i techniczne, usługi teleinformatyczne, firmy kurierskie i pocztowe, które działają na zlecenie Kancelarii w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonania powierzonych im usług.
6. Dane osobowe Klienta będą przekazywane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych, w przypadku, gdy adresaci pism kierowanych w imieniu Klienta przez Kancelarię mają miejsce zamieszkania lub siedzibę na terytorium państw trzecich.
7. Dane osobowe Klienta nie będą przetwarzane przez Kancelarię w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane.
8. Okres przechowywania/przetwarzania danych:
a. w przypadku, gdy podstawą przechowywania/przetwarzania danych jest realizacja obowiązków wynikających z obowiązujących przepisów prawa, przetwarzanie obejmuje okres wynikający z realizacji ustawowych zadań Administratora oraz innych obowiązujących przepisów prawa,
b. w przypadku, gdy podstawą przechowywania/przetwarzania danych jest realizacja umowy o świadczenie usług rzecznika patentowego, okresem przechowywania/przetwarzania danych jest okres realizacji tej umowy oraz okres niezbędny do dochodzenia lub obrony roszczeń, o ile brak jest innej podstawy prawnej przechowywania/przetwarzania. Okres przechowywania/przetwarzania danych osobowych uzależniony jest też od czasu, w jakim zakończone zostaną wszystkie konieczne czynności wynikające z wykonywanej umowy, z tym jednak zastrzeżeniem, że po zakończeniu świadczenia usług prawnych Kancelaria przechowuje/przetwarza dane osobowe do upływu okresu przedawnienia wszelkich roszczeń, które mogą wyniknąć z nawiązanego stosunku prawnego,
c. w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych jest realizacja prawnie usprawiedliwionego interesu Kancelarii, przetwarzanie obejmuje okres trwania tego interesu, o ile brak jest innej podstawy prawnej przetwarzania,
d. w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych jest zgoda udzielona przez Klienta, dane osobowe są przechowywane/przetwarzane do czasu jej wycofania.
